#Opinión | Consejo Estratégico: Las normas para comunicar en la organización

#OpiniónYAnálisis por #LuisAlbertoAlvarado

Dr. Luis Alberto Alvarado Gudiño

Buenos días, ¿le ha sucedido alguna o algunas de estas situaciones?, Qué los mensajes se ignoran, se retrasan las decisiones, aumentan los problemas, el personal termina la jornada agotada.

El problema es que no tenemos normas claras para comunicarnos, Todd Rogers especialista en políticas públicas, nos proporciona tres consejos.

1. Tiene que aclarar las expectativas de la capacidad de respuesta. Los equipos tienden a malinterpretar la urgencia. Algunos responden al instante a correos electrónicos informales; otros pasan días sin recibir mensajes importantes. Para esto, defina las expectativas básicas: ¿Con qué rapidez deben responder los miembros del equipo? ¿Por correo electrónico? ¿en persona? y no olvide que con antelación defina qué se considera urgente.
   También habrá que definir los límites fuera del horario laboral, mejor utilice funciones como “enviar más tarde” o al revés establezca horarios de silencio para que nadie se sienta presionado a estar conectado las 24 horas de los 7 días de la semana.
2. Designe herramientas específicas para tareas específicas. Asigne canales según su propósito, por ejemplo: wattsapp para preguntas rápidas, correo electrónico para actualizaciones formales, también por mail documentos compartidos para el seguimiento de proyectos.
   Sin una guía clara, las personas se basan en sus hábitos personales, lo que genera confusión y pérdida de información.
3. Facilite la lectura. Como los lectores hojean el texto, entonces empecemos nuestra comunicación con los puntos clave, elimine las palabras innecesarias y un formato claro. Los mensajes más breves suelen obtener mejores respuestas, pero en algunos contextos, la brevedad puede parecer incompleta. Modele una comunicación concisa y redefina las normas para que la claridad, y no la extensión, se convierta en la norma.