Opinión Dr. Luis Alberto Alvarado Gudiño
Cada vez es más común contactar a nuestros clientes por whats, redes sociales o correo electrónico, con base Elizabeth Danziger, especialista en consultoría en comunicación, propone el modelo de las 3 P´s. El propósito, la persona y su punto a hablar; para perfeccionar nuestras habilidades de escritura.
La primera “P”, el propósito es determinar qué es lo que busca comunicar: informar, persuadir o hacer una solicitud; es decir, el objetivo que desea lograr. El propósito determina el contexto y como consecuencia el estilo de comunicación. Recuerde si busca que actúe sobre algo o piense de una forma diferente, requiere persuadir; si es sólo para que el cliente sepa de alguna situación, entonces está informando y quizá muchas veces no es necesario contestar; pero si requiere que realice alguna actividad o una solicitud; requiérale amablemente una respuesta.
La segunda “P”, la persona, la cuál debe redactar desde su punto de vista, es decir; usar un lenguaje que entiendan y esfuércese en anticiparte a las posibles preguntas, antes de que las requieran hacer.
Finalmente, ¿cuál es su punto?, la tercera “P”; esta es la sustancia esencial de su escritura. Para encontrar el mensaje que desea transmitir, pregúntese cómo se lo explicaría a su audiencia en 15 segundos o menos. Luego, vaya directo al grano al principio del documento, en las primeras 40 o 50 palabras y destaque los puntos principales, para que sea más claro su mensaje y no abandone la lectura.
Y como dice la consultora Elizabeth, “…si imaginas que la comunicación es como disparar una flecha, entonces el propósito es la dirección en la que se apunta la flecha. La persona es el objetivo. El objetivo es la flecha: es el mensaje que estás enviando a tu lector”.
En resumen, una vez que ya determinaste tu propósito y analizado a la persona que va dirigido el mensaje, ya podrás perfeccionar el documento y si consideras que aún le falta, reescriba el documento hasta que considere que ya es entendible; y si carece de experiencia solicite a sus pares que lean su documento antes de publicarlo o enviarlo.
